Họp hành là hoạt động không thể thiếu ở các doanh nghiệp, giúp kết nối các thành viên, góp phần xây dựng nguyên tắc làm việc và thúc đẩy mục tiêu chung.
Nhưng làm thế nào để tổ chức các cuộc họp mang lại hiệu quả cao mà không gây nhàm chán? Để trả lời câu hỏi này, theo CareerLink, dưới đây là những “gạch đầu dòng” bạn cần lưu ý, giúp những buổi họp của công ty bạn luôn mang lại kết quả mong đợi.
Họp khi có mục đích rõ ràng
Việc yêu cầu nhân viên tham gia một buổi họp mà chẳng có một mục đích nào rõ ràng là nguyên nhân chính làm cho tất cả mọi người có cảm giác chán nản và mệt mỏi.
Là người quản lý, việc đi thẳng vào vấn đề giúp những thành viên trong cuộc họp tiếp cận hiệu quả hơn nội dung cần truyền tải. Đầu tiên hãy phân loại cuộc họp sẽ diễn ra. Chẳng hạn, cuộc họp để truyền tải thông tin mang tính chất thông báo hay cập nhật vấn đề; cuộc họp với mục đích đưa ra quyết định thường tập trung chủ yếu vào những kế hoạch công việc sắp tới. Ngoài ra, có những cuộc họp nhằm kêu gọi đóng góp ý tưởng, khuyến khích những người tham gia thảo luận sôi nổi để đưa ra ý kiến cá nhân. Nắm rõ được mục đích cuộc họp sẽ giúp cho nhân viên của bạn xác định được những nội dung cần chuẩn bị, từ đó tích cực đóng góp ý kiến, tham gia thảo luận giúp tăng tính tương tác và giúp cuộc họp đạt kết quả tốt.
Đừng tốn thời gian cho những thứ vụn vặt
Đừng lãng phí dù là 5-7 phút cho những câu chuyện xã giao. Bởi nó sẽ làm mọi người mất tập trung vào vấn đề quan trọng cần đề cập tới. Mặt khác, nếu vấn đề được nêu ra trong buổi họp đã quá chi tiết thì hãy bỏ qua những điều nhỏ nhặt mà chú trọng hơn cho yếu tố quan trọng như cách giải quyết vấn đề, ai là người chịu trách nhiệm, những việc ưu tiên và thời gian hoàn thành là bao lâu… Nên nhớ, trong 8 giờ “vàng ngọc” tại công ty, bạn và cả những người đang tham gia cuộc họp còn phải giải quyết rất nhiều công việc khác, vậy nên đừng để cuộc họp bị “kéo dài” thời gian và làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của mọi người.
Trao đổi ý kiến rất quan trọng
Trong đa số trường hợp, đừng độc đoán tự mình quyết định mà thay vào đó hãy chờ biểu quyết và trưng cầu ý kiến của mọi người. Rõ ràng “nhiều cái đầu cùng động não sẽ luôn tốt hơn một cái đầu”. Không những thế việc tạo điều kiện cho mọi người cùng tham gia ý kiến giúp tìm ra phương án giải quyết hiệu quả hơn. Ngoài ra các buổi họp còn là cầu nối giúp lãnh đạo nắm bắt được năng lực nhân viên và đồng nghiệp hiểu rõ hơn cách làm việc của nhau, từ đó mang đến những kết quả cao trong đội nhóm.
Thời gian chuẩn bị là cần thiết
Đối với người có nhiệm vụ trình bày tại cuộc họp, việc vận dụng hiệu quả các kỹ năng thuyết trình là điều cần thiết để phần trình bày được cô đọng mạch lạc hơn, tránh bỏ sót những nội dung quan trọng. Có thời gian chuẩn bị cũng giúp bạn tăng khả năng tự tin để thể hiện bản thân và thuyết phục người nghe.
Đối với những người tham gia, cho dù không cần quá nhiều thời gian để chuẩn bị tài liệu, nhưng họ vẫn nên có một khoảng thời gian để nghiên cứu tài liệu, các vấn đề liên quan đến cuộc họp sắp diễn ra, để lấy đó làm cơ sở đưa ra ý kiến xác thực, đóng góp hiệu quả cho công việc chung. Hãy nhắc nhở nhân viên của bạn lưu ý điều này trước khi tham gia cuộc họp.
Đừng quá căng thẳng
Hãy nhớ, họp là để mọi người bàn bạc thảo luận, đem đến hiệu quả tốt hơn cho công việc, chứ đừng tốn thời gian “tra tấn” mọi người bằng không khí căng thẳng. Hãy “mềm hoá” bằng một câu chuyện cười, một vài câu nói đùa để mọi người được thư giãn. Đôi khi đó cũng là cách mang lại kết quả tốt cho buổi họp hơn là cảm giác nghẹt thở trong phòng.
Hãy “bắt đầu bằng mục đích và kết thúc bằng hành động”
Hãy nhớ, luôn có câu trả lời rõ ràng cho ba câu hỏi:
– Phải làm gì để giải quyết vấn đề?
– Ai sẽ làm?
– Hạn chót là khi nào?
Đây là cách tốt nhất để tất cả mọi người nắm rõ vấn đề và nghĩ đến việc thực hiện chúng trước khi mọi người bước ra khỏi cửa. Hãy nhớ mục đích của buổi họp là gì, lý do vì sao buổi họp được tổ chức và cuối cùng hãy kết luận bằng những phương án và cách thức giải quyết.
Tóm lại, mọi cuộc họp được tổ chức đều với mục đích trao đổi, nâng cao hiệu quả trong công việc. Nên thay vì khiến mọi người chán nản hay áp lực khi tham gia những cuộc họp quá dài, quá thường xuyên mà người tham gia còn không biết họ đang làm gì, hãy thúc đẩy tinh thần của họ bằng những gợi ý trên nhé!
Tú Trinh
